Papierloses Buero: Tipps zur Digitalisierung Deines Büros

Mein Ziel ist es, ein möglichst papierloses Buero zu haben. In manchen Fällen ist es nicht hundertprozentig möglich, aber in vielen Bereichen schon.

Wieso ist es mein Ziel, all meine Informationen digitalisiert zu haben?

1. Ich habe einen schnelleren Zugriff:
   • Dadurch dass die Daten inklusive einer optischen Texterkennung innerhalb der Dokumente eingescannt werden, gibt es die Möglichkeit, dass die Dokumente auch inhaltlich durchsucht werden können.
   • Meine Unterlagen finde ich besser durch eine bessere Struktur als in den Ordnern.
   • Digitalisierte Informationen kann ich mehrfach verlinken

• Ich benötige wesentlich weniger Ordner

und somit Lagerfläche für die Ordner

• Ich kann all meine Dokumente überall bei mir haben

durch z. Bsp. Speicherung auf einem USB – Stick bzw. auf einem externen Speichermedium (Dropbox etc.)

Mein Vorschlag ist, folgende Struktur aufzubauen:

Thema (als Ordner) -> Jahr (als Ordner) -> Dokument
mit folgendem Dokumentennamen:
“YYYY-MM-TT_Art_VonWem_WasIstEs”,

das heißt es sieht dann zum Beispiel wie folgt aus:
Ordner: Finanzamt -> Unterordner: 2014 -> Dokument mit dem Namen:
“2014-06-12_ERng_Handwerker_ReparaturFliesen”

Folgende Arten nutze ich:

• ERng (Eingangsrechnung)
• ARng (Ausgangsrechnung)
• I (Information)
• B (Bestellung)
• W (Wissen / Weiterbildung)

Folgende Themen bzw. Ordnerbezeichnungen sind nützlich:

• Arbeit:
  • Know How
  • Rente
  • Arbeitsamt
  • Elterngeld (falls nötig)
  • Firmen

• Ausbildung / Schule:
  • Eigene inkl. Kinder
  • Zeugnisse
  • Fortbildungen

• Mobilität:
  • Speziell
  • ADAC
  • Versicherung

• Familie:
  • Abstammungsurkunde
  • Kinder
  • Stammbuch
  • Sterbeurkunden
  • Testament
  • Unterhalt

• Bank
• Finanzamt
• Freizeit

Viel Spaß wünsche ich Dir!